Pourquoi externaliser l’accueil téléphonique de son entreprise ?

La qualité de l’accueil téléphonique procure une belle image  à l’entreprise et constitue un contact rassurant aux clients et fournisseurs. De nombreuses sociétés décident d’externaliser ce service afin de garder une bonne réputation, mais aussi pour bénéficier de plusieurs avantages.

En quoi consiste l’externalisation du standard téléphonique ?

La permanence téléphonique est avant tout un service de gestion du secrétaire d’une société confié à un prestataire externe spécialisé. Ce service permet principalement d’externaliser la gestion des appels entrants en fournissant les informations utiles aux appelants. Un tel service s’adresse à tout type d’entreprise et professionnels. Ces derniers peuvent ainsi rester joignables à tout moment grâce à cette permanence téléphonique. De plus, les prestations du centre d’appels peuvent s’adapter à tous les besoins des entreprises, quel que soit leur domaine. Par exemple, les professions de santé, artisans, professions libérales, assurances…ont besoin de ce service pour rester à disposition des clients. En effet, le centre d’appels traite des appels en respectant les consignes fournies par l’entreprise.

Tout comme l’accueil téléphone dans un organisme, la permanence téléphonique s’occupe également de cette tâche, mais à distance. Elle renseigne les appelants sur plusieurs choses concernant la société ainsi que les produits et services qu’elle offre. Le téléopérateur analyse la raison de chaque appel puis transfert les messages au responsable concerné si nécessaire. Par ailleurs, le service gère les agendas des professionnels pour les prises de RDV ainsi que pour les réunions et séminaires.

Les principaux avantages de la permanence téléphonique

Si beaucoup d’entreprises décident actuellement d’externaliser leur accueil téléphonique, c’est certainement grâce aux multiples avantages que cela procure.

• Un standard téléphonique à taille humaine

Une entreprise doit impérativement faire preuve de réactivité notamment pour la prise de rendez-vous afin de faire face à la concurrence. Il en va de même pour la réception des appels ainsi que la prise de messages. Tous les responsables doivent alors rester joignables pour accompagner les clients dans leurs requêtes. Le fait de confier la gestion des appels à un prestataire externe permet d’avoir un standard téléphonique plus disponible. Cela garantit une relation de qualité avec la clientèle et les fournisseurs.

• Un service téléphonique à coût réduit

Un des plus grands avantages de la permanence téléphonique réside sur les coûts relatifs à sa mise en place. Recourir à un centre d’appel coûte largement moins cher que de recruter un standardiste téléphonique à temps plein. Selon les études, une entreprise peut économiser jusqu’à 70% en faisant appel  au télésecrétariat. Ceci est dû à l’absence de charges liées à l’instauration de service clientèle dans l’entreprise.

• Une tarification flexible

La plupart des sociétés spécialisées dans la permanence téléphonique offrent des formules avec une tarification souple. Selon les prestations choisies, on peut engager une télésecrétaire une journée entière, deux jours par semaine, une fois par mois… Externaliser son accueil téléphonique constitue une stratégie marketing efficace qui assure la bonne réputation de l’entreprise. Et en travaillant mieux votre communication, vous pourrez assurer une visibilité optimale. Pour cela, pensez à contacter une agence de communication qui saura vous accompagner dans l’optimisation de votre notoriété.